KeyRules™ permette di informatizzare e controllare agevolmente i processi relativi agli adempimenti legislativi previsti dal Decreto Legislativo 231 del 2001 in materia di prevenzione dei rischi da reato ( D.Lgs 231/01 "Disciplina della responsabilita' amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalita' giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300").
KeyRules consente alle organizzazioni di:
- definire, adottare e attuare il modello organizzativo
- diffondere il codice etico
- rappresentare la mappatura delle attività a rischio
- generare flussi informativi costanti e strutturati
- rendere efficace e operativo il ruolo dell' Organismo di Vigilanza
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Con KeyRules™ è possibile informatizzare le fasi di
redazione e
riesame,
validazione,
diffusione del
modello di organizzazione e gestione, del
codice di comportamento e dei protocolli operativi in funzione delle varie
aree di rischio.
KeyRules™ facilita la
gestione dell'organizzazione grazie alla pubblicazione dell'
organigramma aziendale e la definizione delle responsabilità (responsabili, revisori e utenti esecutori).
In organigramma, l'
Organismo di Vigilanza viene identificato, con i relativi membri, come nodo esterno e indipendente.
Il modello di organizzazione e gestione, suddiviso per parte generale, parte speciale e sistema disciplinare e il relativo codice di comportamento sono caricati in formato HTML, archiviati su database, e arrichiti con una serie di funzionalità tra cui il
versionamento, la
stampa, l'esportazione in formato
PDF, la
ricerca testuale, e la funzionalità interattiva di
glossario.
Il glossario consente di definire con univocità i termini utilizzati, come ad esempio "
attività sensibile" o "
soggetti apicali".
La revisione dei documenti e delle procedure è pianificata con scadenza ricorrente; inoltre assegnata l' attività di riesame periodico ai revisori competenti.
La
pianificazione delle procedure previste prevede anche l'impostazione dei protocolli operativi applicati alle varie
aree di rischio.
L' attività di
assegnazione delle procedure informative e dei protocolli operativi da rilasciare viene svolta organizzando le autorizzazioni per competenza: le attività in carico al
CFO, all'
Amministratore, al
Presidente, e a tutti i destinatari previsti. La
riservatezza delle informazioni è tutelata dal sistema che rende disponibile la documentazione in funzione dei ruoli e delle cariche ricoperte.
E' curata la diffusione, tracciata, a tutti i destinatari del
MoG (Modello di Organizzazione e Gestione).
Le fasi di
esecuzione e controllo sono monitorate grazie alla schedulazione periodica delle attività, la traccia delle interazioni, la notifica ai responsabili in relazione ai ruoli definiti in organigramma.
Le informazioni ordinarie (relative alle attività sensibili) e straordinarie (indici di anomalie, segnalazioni) nei confronti dell' Organismo di Vigilanza vengono gestite e archiviate in
repository protetto da accessi non autorizzati e soggetto a
backup quotidiano.
Sono tracciate tutte le assegnazioni, revisioni, rilasci, interazioni, delle procedure e dei i protocolli operativi impostati a sistema.
In conclusione Keyrules™ supporta il Cliente a curare l'efficacia del modello, accelera i flussi informativi da e verso l' Organismo di Vigilanza, traccia le procedure e i protocolli operativi.
The Keyrules Company fornisce un supporto operativo continuo al Cliente, consolidando ogni giorno un rapporto costante e di valore.
Il Provvedimento (Dlgs. 231/01) definisce condizione esimente da responsabilità l'adozione di misure cautelari atte a prevenire le tipologie di reato definite dalla normativa. E' esclusa la responsabilità dell'organizzazione, riguardo a eventuali illeciti perpetrati a proprio vantaggio, quando la stessa dimostri di aver adottato le misure preventive definite dal Decreto e dalle Linee guida.