Il processo di pubblicazione e diffusione delle regole in una organizzazione deve essere rigoroso e necessita differenti passaggi all’aumentare della complessità dell’organizzazione.
Lo strumento KeyRules™ soddisfa questi fabbisogni sia per le piccole sia per le grandi organizzazioni tramite l’assegnazione in fase di pre-configurazione delle figure chiave per verifica e validazione.
Nelle piccole organizzazioni le differenti funzioni vengono accentrate nella figura dell’Admin.
Nelle grandi si segue quanto stabilito dalla norma ISO 9001:2008.
Le configurazioni disponibili si distinguono in funzione dei flussi di approvazione:
- BASE
Configurazione dedicata a organizzazioni medio-piccole (es. studio professionale)
(non sono previsti flussi di approvazione per il rilascio delle procedure: Revisore/Admin è autonomo in pubblicazione)
- ENTERPRISE
configurazione dedicata a realtà organizzative complesse
(il rilascio delle procedure prevede flussi di approvazione pre-configurati. si segue il principio della separazione dei ruoli : le procedure inserite dall' Admin devono essere verificate e validate da altri soggetti prima della loro diffusione).
Soluzioni intermedie sono possibili a seconda dei fabbisogni del Cliente.
(Nota: I flussi di approvazione sono abilitati solo con la versione Enterprise)
Le responsabilità di monitoraggio del flusso di informazioni e dei processi aziendali non seguono necessariamente l’organigramma gerarchico, ma spesso seguono una gerarchia di tipo funzionale interna all’organizzazione in base al tipo di procedura.
Spesso l’informazione viene gestita da soggetti differenti e subisce delle lavorazioni.
La gestione dei moduli di approvazione fornisce un metodo per gestire il processo di approvazione di una procedura / protocollo operativo prima del suo rilascio (e relativa diffusione) e per definire le diverse figure coinvolte del processo di approvazione, che possono variare in funzione della procedura (es. Amministrazione, Qualità, Compliance 231 ..)
Ogni modulo, predefinito a sistema, consiste nella definizione de:
- Le fasi previste dal processo di approvazione per una determinata
- I soggetti coinvolti per ogni fase del processo di approvazione
Ogni procedura viene classificata in modo univoco in base a un modulo di approvazione, indicato esplicitamente nelle proprietà di procedura
Le vocis elezionabili sono pre-caricate in configurazione del software: non è possibile la creazione di moduli di approvazione da parte di alcun Admin.
Le fasi relative alla pianificazione delle procedure sono:
- Inserimento bozza (solo Admin)
- Revisione
- Verifica
- Validazione
- Pubblicazione (automatica all'esito positivo dell'ultimo step definito per l'approvazione)
I ruoli coinvolti nella pianificazione delle procedure sono:
- Admin: inserisce la bozza a sistema, indica il revisore, effettua le assegnazioni agli esecutori;
- Revisore: modifica testi, proprietà, è l'owner della procedura in fase di pianificazione;
- Responsabile di Verifica : è responsabile di nodo, dà l'ok su testi proprietà e assegnazioni;
- Responsabile di Validazione: è responsabile di nodo, dà l'ok finale per pubblicazione (diffusione via email il giorno successivo)
Per ogni modulo si definiscono le diverse figure coinvolte nel processo di approvazione, indicando i nodi dell'organigramma i cui responsabili si faranno carico dell'interazione a sistema.
Se previsto nel modulo, prima del rilascio di una procedura, tutti i suoi elementi (proprietà, assegnazioni, etc) saranno posti alla supervisione di figure che possiedono le autorizzazioni di verifica e/o validazione prima di poter essere rilasciata ad altri utenti.